Utrecht: een prachtige oude stad met een groot en leuk centrum. De stad heeft een rijke historie die inspirerend is. Het winkelaanbod is groot en natuurlijk is Utrecht heel goed te bereiken met het openbaar vervoer. Het centrale station is al vele jaren het spoorknooppunt van Nederland waar treinen vanuit alle windstreken stoppen. Geen wonder dus dat een vergaderlocatie in Utrecht een logische keuze is. Deze stad kan prima dienen als vergaderplek voor bedrijven die locaties hebben in heel Nederland. Verzamelen in Utrecht is voor veel Nederlanders goed te doen want de stad ligt natuurlijk ongeveer in het midden van Nederland. Toen ik dan ook naar Utrecht gevraagd werd, stelde ik mezelf er heel wat van voor. Maar toen ik in de vergaderlocatie in Utrecht aankwam viel het toch een beetje tegen.
Vergaderlocatie Utrecht: meer dan allen de stad uitzoeken
Ken je dat? Dat je een vergadering hebt op een plek die alles behalve inspirerend werkt? Helaas heb ik daar vrij veel ervaring mee. Nogal eens word ik met mijn collega’s in oude, kale ruimtes gestopt waar als het echt tegen zit niet eens genoeg ruimte is voor ons hele team. Met als gevolg dat we dicht op elkaar zitten. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar voor mij betekent dat dat ik meestal meer bezig ben met mijn omgeving dan met het onderwerp van de vergadering. Ik erger me aan de collega naast me die onbedoeld mij steeds aanstoot als ze aantekeningen maakt. Zelf heb ik nauwelijks ruimte om iets op te schrijven en kan mijn spullen niet kwijt. Als ik rondkijk in de kale ruimte word ik ook niet vrolijk. Vaak zijn de ruimtes in de zomer te heet en in de winter te koud. Tja, dan kom je er dus achter dat alleen een goed centraal punt zoals Utrecht uitzoeken niet voldoende is. Een goede vergaderlocatie moet aan nog een aantal andere eisen voldoen.
Eisen aan de locatie
Een goede vergaderlocatie voldoet aan bepaalde eisen. Denk bijvoorbeeld aan een aangename temperatuur. Mensen die het te koud of te warm hebben, dragen meestal niet veel bij. Ruimte genoeg voor elke deelnemer is nog zo’n eis. Ruimte om je spullen neer te leggen, om zaken te noteren of gewoon persoonlijke ruimte wat veel mensen nodig hebben om zich op hun gemak te voelen. De ruimte moet warm aangekleed zijn met comfortabele stoelen, tafels en sfeervolle kleuren. En uiteraard mag de juiste media niet ontbreken. Natuurlijk vind je zo’n vergaderlocatie ook in Utrecht. En met deze tips maak je je vergadering meteen succesvol.
